Project Manager - Gestor de proyectos - White Fox Studio

Project Manager

Organizar proyectos. Cómo organizar mis proyectos. Scrum. Kanban. 

GESTIÓN DE PROYECTOS

 

¿Trabajas con varios clientes y proyectos a la vez?

¿ Te cuesta centrarte y retomar donde lo habías dejado?

¿ Tienes la sensación de que haces 1.000 cosas a la vez?

¿Trabajáis varias personas en un proyecto y os cuesta coordinaros?

 

 

La mayoría de personas (por no decir todas) que trabajamos con proyectos nos cuesta centrarnos en uno solo, tener una visión global de todo lo que estamos llevando a cabo, ordenar por prioridades y saber en qué  etapa está cada uno de los encargos.

 

Y aunque los proyectos los solemos relacionar a servicios (proyecto de diseño, proyecto de arquitectura, proyecto eléctrico, proyecto fotográfico….), también están presentes en la elaboración y venta de productos, ya que su producción y distribución forman parte de un proyecto.

 

Por lo que si estás pensando…

¡Bah! Esto no es para mi porque yo vendo productos y no servicios, espera, porqué quizás encuentres la pieza que te falta para vender más, ser más productivo y tener clientes más felices.

 

Hemos creado un método para ayudarte a organizar tus proyectos, ya ofrezcas servicios o productos, con nuestro organizador  tendrás controlados todas las etapas de tu pedido.

# Sabrás en qué está trabajando  cada miembro de tu equipo.

# Conocerás en qué fase / momento concreto se encuentra el proyecto.

# Tendrás bajo control las entregas y el timing del proyecto.

# Estarás preparado para cuando te toque intervenir.

Y todo eso echándole un vistazo al panel.

 

Éste método se basa en Kanban, un método para gestionar el trabajo intelectual, que te permite controlar el tiempo de entrega sin hacer perder tiempo a los miembros del equipo ni sobrecargarlos de trabajo.

 

 


 

ÍNDICE

 

1. Contenido del pack

2. ¿Por donde empiezo?

2. Regalo Extra

2. ¿Cuál es el plan?

 


 

Project Manager - Gestor de proyectos - White Fox Studio

1 . Contenido del pack:

 

PLANTILLAS BASE:

 

Project Manager - Gestor de proyectos - White Fox Studio

I. EQUIPO.

Plantilla para fichas de equipo. Para llevar un registro de las personas que están involucradas en tus proyectos, sus datos, sus objetivos dentro de la empresa, sus tareas y su código de identificación: yo suelo utilizar sus iniciales, aunque también puedes identificarlos con iconos, emojis…

 

II. KANBAN – EQUIPO.

Plantilla para escribir el código identificador de los distintos miembros del equipo. Puedes darle a cada miembro tantos círculos como quieras, éstos te servirán para marcar las tareas que realizan y los proyectos en los que trabajan.

* Te recomiendo que lo imprimas en papel adhesivo para facilitarte el trabajo

 

III. EMPRESA

Una plantilla para dejar por escrito todas las actividades que realizáis.

Tanto a nivel interno, como cuentas, marketing, compra de productos, contacto con proveedores, reuniones internas….

Como a nivel externo, es decir, los servicios y productos que ofrecéis a vuestros clientes.

 

IV. SERVICIOS / PRODUCTOS

Desglosa cada una de las actividades externas que has nombrado en la plantilla III.Empresa.

Para ello, crearemos una ficha con cada una de ellas, nombrando cada una de las fases necesarias para la elaboración de dicho servicio / producto.

Si vendes productos o servicios que comparten un mismo proceso de producción, puedes agruparlos en la misma ficha.

 

V. KANBAN

Este es tu tablero, donde los proyectos evolucionan en el tiempo.

El tablero se divide en tres zonas:

     · “En espera”: donde colocaremos los proyectos / productos que nos piden nuestros clientes.

     · “En proceso”: donde pondremos la ficha del proyecto una vez empecemos a producirlo.

     · “Terminados”: para cuando los proyectos estén listos para entregar.

Verás que el hueco del centro es mucho mayor que los otros, es para que
puedas subdividirlo en las fases que has apuntado en la plantilla IV.SERVICIOS.

* Imprime una plantilla para cada ficha de producto / servicio.

* Te recomiendo que lo imprimas en un A.3, para que te sea más fácil trabajar sobre él.

* Una vez hechas las divisiones en el apartado de “En proceso”, puedes plastificarlo y ponerlo sobre soporte rígido, para que se conserve mejor.

 

VI. CLIENTES

Del mismo modo que con los miembros del equipo, estas plantillas te servirán para organizar todos tus clientes, dejando por escrito sus datos de contacto y dándoles un código de identificación y un color.

Para el código de identificación suelo utilizar las iniciales de la empresa. Y el color suelo dejarme llevar por la sensación que me transmite, aunque puedes utilizar sus colores corporativos.

No solo le damos un color en el tablero (lo cual me ayuda a encontrarlo rápidamente), sino que además se lo doy a todos sus archivos y carpetas, de ésta manera encuentro todo lo relacionado con el cliente fácilmente.

 

 

Project Manager - Gestor de proyectos - White Fox Studio

 

 

 

PLANTILLAS DIÁRIAS: 

 

VII. PROYECTOS

Para que lleves una lista de todos los proyectos / productos que te piden tus clientes, con su código de cliente, el tipo de producto / servicio que han pedido, la fecha de inicio y cuando debes entregarlo.

Además a cada proyecto le doy un código: Código de la empresa + número de proyectos / productos que llevamos realizados (en total según el tipo).

Esta plantilla la vamos actualizando a medida que entran nuevos pedidos.

 

VIII. KANBAN – TAREAS

Esta es una de las otras plantillas que deberías imprimir en papel adhesivo, ya que son las fichas de tu tablero.

Cada recuadro representa un proyecto / producto encargado por un cliente, y en ellos escribo el código de proyecto + la fecha de entrega, para tenerla siempre presente.

 

IX. TIMELINE PROYECTO

** Plantilla extra **

Si tus proyectos / pedidos deben seguir unos tiempos muy marcados, te dejo esta plantilla.

La columna de la izquierda está hecha para escribir todas las fases que intervienen en la producción del producto / servicio (escritas en IV. SERVICIOS / PRODUCTOS).

Las columnas alargadas, situadas en la parte superior, al lado de “Pasos Proyecto”, son para escribir las fechas clave.

Y la cuadrícula, para relacionar cada fase con la fecha que le corresponde.

Sé que podrías escribir la fecha al lado de cada fase y dejarte estar de hacer crucecitas, pero te prometo que hacerlo así te ayudará a tener una visión más clara y global de cómo avanza tu proyecto / producción.

 

Project Manager - Gestor de proyectos - White Fox Studio

 

 


 

2. ¿Por donde empiezo?:

 

Para organizar todas estas plantillas y que no se conviertan en una montaña de papeles, en la que nunca encuentras nada…

 

 

Project Manager - Gestor de proyectos - White Fox Studio

 

1.

Deja tu email aquí para que pueda enviártelo a tu email
* Tu email estará a salvo, después de enviarte el pack lo guardaremos en nuestra caja fuerte.

2.

Recibe el pack en tu bandeja de correo.

3.

Imprime en papel normal A4 (el de toda la vida):
 –
 I. EQUIPO
– III. EMPRESA
– 
IV. SERVICIOS / PRODUCTOS
– 
VI. CLIENTES
– 
VII. PROYECTOS
– 
IX. TIMELINE PROYECTO (si lo necesitas)

4.

Imprime en papel Adhesivo A4:
 – 
II. KANBAN – EQUIPO.
 – 
VIII. KANBAN – TAREAS

5.

Rellena las fichas en éste orden:
 – 
I. EQUIPO
 – 
II. KANBAN – EQUIPO: escribiendo los códigos de cada miembro dentro de los círculos
 – 
III. EMPRESA
 – 
IV. SERVICIOS / PRODUCTOS

6.

Imprime tantos documentos :  V. KANBAN (en A3) como productos o servicios
hayas definido.

7.

En cada tablero Kanban, divide la zona de “En proceso” en tantas secciones como fases tenga un proyecto / producción de un producto.

8.

Plastifica y pega cada tablero sobre un soporte rígido (nosotros utilizamos cartón pluma)

9.

Rellena las fichas:
 – 
VI. CLIENTES
 – 
VII. PROYECTOS
 – 
IX. TIMELINE PROYECTO (si lo necesitas)

10.

Corta las etiquetas de II. KANBAN – EQUIPO e inclúyelas en tu tablero Kanban, según la fase en la que intervenga cada miembro de tu equipo.

11.

 Escribe cada proyecto / producto en las etiquetas  de VIII. KANBAN – TAREAS (un encargo y cliente por etiqueta), córtalas y pégalas en tu tablero Kanban, según el tipo de servicio / producto al que correspondan y en la fase en la se encuentren.

12.

¡Tu/s tablero/s ya están en marcha! Ahora solo hará falta mover las fichas a medida que avanzas en la ejecución y producción de un pedido.

 

 

 


 

3 . ¡Ep! ¿Y las hojas sueltas qué?

 

Nosotros utilizamos una carpeta con anillas, ya que a medida que incorporamos nuevos miembros al equipo, nuevos clientes y nuevos proyectos, vamos imprimiendo más plantillas y las añadimos a su correspondiente sección.

 

¿Te falta algo para acabar de sentir que tus proyectos están organizados del todo?

 

Odiamos las hojas sueltas o difíciles de encontrar, por ello, dentro del pack, te incluimos un regalo: Pestañas para que puedas identificar rápidamente cada una de las secciones dentro de tu carpeta.

 

Project Manager - Gestor de proyectos - White Fox Studio

 

 

Imprimelas, córtalas y pégalas en la portada de cada sección.

Si de momento no tienes muchos clientes o pedidos quizás no le veas su total utilidad, pero a medida que vayas creciendo y evolucionando como profesional, agradecerás no tener que pasarte horas buscando el código de un cliente que tuviste hace 4 años 🙂

 

 

Esperamos que lo disfrutes y te ayude a sentirte mucho más productivo y seguro de tu trabajo.

Si tienes cualquier duda, escríbenos a hello@whitefoxstudio.com y estaremos encantados de ayudarte.

 


 

4. ¿Cuál es el plan?

 

¿Tu sensación de estrés va más allá de la simple organización de proyectos?

¿Hay días que sientes que no puedes más? ¿Que no le dedicas suficiente tiempo a las cosas que son importantes para ti? ¿Que no tienes tiempo de nada?

 

Entonces quizás, y solo quizás, necesites encontrar el equilibrio entre tu vida personal y profesional. Y para aportar un granito de arena en este ámbito, te dejamos el link al primer capítulo del libro gratís:  “¿Cuál es el plan?”

 

¿Cuál es el plan? - Cristina Melcior

Cristina Melcior Vendrell
hello@whitefoxstudio.com
No Comments

Post A Comment